Vers des buts glorieux... Par des chemins escarpés

Le blog de Per Angusta 

Excel et l'effet Titanic

Je suis récemment retombé sur un article qui parle de la place d'Excel dans les entreprises. Une place très (trop ?) importante. Cela m'a évidemment fait penser à l'utilisation, dussé-je dire l'addiction, des Achats à Excel.

Le problème n'est pas tant Excel - le programme en lui même est très robuste - mais plutôt les cas d'utilisation et les modèles créés par l'utilisateur.

Les exemples ne manquent pas pour illustrer l'ampleur du désastre. On lit ici que les décisions liées à des erreurs dans des fichiers Excel coûteraient plus de 11 milliards de dollar par an et là qu'une division plutôt qu'une moyenne ont joué un rôle important dans la débacle du "London Whale".

Comme le Titanic - supposé insubmersible - qui se fracasse sur un iceberg avec les conséquences que l'on sait, on ne prend pas la mesure du problème Excel avant que cela conduise à une très mauvaise et coûteuse décision.

Mais je ne cherche pas à disputer de l'utilité d'Excel ; plutôt des précautions à prendre.

Excel, un outil important dans la boîte à outils des acheteurs…

Dans mon passé d'acheteur, je ne pouvais pas me passer de mon tableur : collecter et analyser des données, comparer des offres. Tout y passait.

Et quand il s'agit d'analyser 3 offres pour un gros contrats d'outsourcing avec plusieurs centaines d'unités d'oeuvre, impossible de faire autrement. Excel offre cette souplesse qui permet de créer des modèles aussi sophistiqués que l'exige chaque dossier.

… Mais dont il faut avoir conscience des limites.

On touche ici une des premières limites : quand un modèle comporte des dizaines de feuilles et des milliers de cellules calculées il devient difficile de s'assurer de la cohérence des données.

Malheureusement, je ne pense pas qu'il existe une bonne solution. Les outils de eSourcing sont rarement adaptés à des modèles complexes et il semble irréaliste de demander à la DSI de développer une application encapsulant le modèle pour s'assurer qu'il soit robuste (pas le temps, pas les ressources).

Il faut donc passer du temps à vérifier une, deux, trois fois ses formules.

La seconde limite est plus fondamentale. Excel n'est pas adapté à certaines tâches. Le suivi d'un portefeuille de projets et le pilotage d'une équipe Achats en sont deux. Pourtant, combien de directions Achats pilotent encore leur plan d'action Achats et réalisent le suivi des économies dans Excel ? Même dans les directions les plus mûres, les mieux équipées, il reste toujours un tableur au centre de l'équipe pour piloter les projets, l'équipe et les résultats.

Certes, cela fonctionne. Mais est-ce vraiment optimal ? Durable ?

N'attendez pas qu'il soit trop tard pour corriger le tir !

Nous avons récemment aidé plusieurs de nos clients à importer leurs données dans Per Angusta.

Nous nous sommes rendus compte que l'un avait déclaré des gains en comparant des € avec des K€… Une belle économie ! Dommage qu'elle résulte d'une erreur de calcul.
Et tant pis si personne n'avait identifié cette erreur dans un tableau de 600 lignes par 120 colonnes.

Un autre cas, plus récent : un acheteur a du expliquer à son patron que les chiffres annoncés au DAF devraient être diminués de 10% car une erreur de formule avait fait durer certains des gains 24 mois au lieu des 12 autorisés par les règles internes.

Ce sont deux exemples parmi tant d'autres.

La morale de l'histoire ?

L'essentiel est simplement de se dire qu'un fichier Excel n'est pas adapté pour piloter le plan d'action Achats :

  • les erreurs de formule peuvent avoir des effets dévastateurs sur la crédibilité des achats.
  • la dépendance aux personnes est trop importante : que se passe-t-il quand le génie d'Excel qui avait développé le modèle de suivi quitte l'entreprise ?
  • sans oublier le risque de perte pure et simple du fichier de reporting, trop souvent stockés sur des PC ou des serveurs pas ou mal sauvegardés.

Il faut utiliser le bon outil pour la bonne tâche.
Excel est parfait pour faire des modèles d'analyse, comparer des offres mais pas pour du pilotage.

Et si vous n'avez pas le choix, n'oubliez pas :

  • partagez votre feuille de calcul avec vos collègues pour qu'ils y portent un oeil neuf et détectent des erreurs que vous n'aviez pas vues (un contrôleur de gestion est idéal pour cela)
  • mettez en place des contrôle de cohérence (les fameuses cellules "OK")
  • assurez vous que vos données soient protégées, par exemple sur le cloud (Dropbox, 1-drive…), ou sur un partage réseau interne (après avoir vérifié avec la DSI qu'il était bien sauvegardé #trueStory)
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