Vers des buts glorieux... Par des chemins escarpés

Le blog de Per Angusta 

Des opportunités à ne pas rater

Cela fait maintenant plusieurs années que nous permettons à nos clients de construire leurs plans d'actions Achats. Et à chaque fois, le process est le même.

  • Passer en revue les contrats pour voir ceux qu'il faut renégocier ou renouveler,
  • Faire le tour des départements pour connaître leurs projets (et leurs budgets) pour voir où les Achats peuvent les aider,
  • Poursuivre la mise sous contrôle des dépenses ou ajuster le panel fournisseur,
  • Analyser les dépenses historiques, fixer les objectifs de gains et le planning.

Et voilà ! Le plan d'actions Achats de l'année est prêt.

Sauf que ça ne se déroule jamais comme prévu.

Theory vs. Practice in Procurement project management

Entre les changements de périmètre, les projets annulés ou ceux qui sortent de nulle part, vous découvrez en permanence un monde d'opportunités pour optimiser la dépense. Que ce soit l'introduction d'un nouveau fournisseur, la consolidation de services, la réduction des consommations ou le changement vers des alternatives plus vertes et moins coûteuses, le choix est vaste.

Mais vous rencontrez probablement 3 problèmes.

Les affres de la qualification d'une opportunité Achats

En premier lieu, les acheteurs sont très (trop) occupés et ont vite tendance à oublier cette opportunité ou alors, ils l'écrivent sur un post-it.
Les plus organisés tiennent une liste Excel.
Une fichue liste Excel. S'il s'agit là de la pratique la plus aboutie en la matière, cela vous donne une bonne idée de l'ampleur du problème (mais après tout, quel est le problème avec Excel?)

Ensuite, identifier une opportunité, c'est bien, mais ça ne suffit pas. Il faut l'affiner, mesurer sa faisabilité, son potentiel. Comment peut-on faire ça sur un post-it ? Il faut une démarche plus robuste, plus structurée.

Enfin, ces opportunités ne sont souvent pas revues systématiquement, discutées avec l'équipe et arbitrées.

Et tant que personne ne s'est prononcé sur le fait que l'opportunité vaille le coup d'être poursuivie, qu'elle n'est pas intégrée dans le plan d'actions Achats et qu'il n'y a aucune ressource affectée… Cette opportunité est vide de sens et de valeur.

Voici le module Opportunités

Dans notre recherche continuelle de solutions simples pour les acheteurs, nous venons de lancer le module Opportunités pour répondre à ce besoin

Ce nouveau module fait suite à la demande de la quasi-totalité de nos clients et d'un nombre étonnant de prospects. Le signal était faible, mais la réalité du besoin était finalement flagrante.

Nos utilisateurs peuvent désormais enregistrer une nouvelle opportunité en renseignant simplement un titre… et jeter leur post-it.
Ils peuvent ensuite très facilement l'enrichir avec le potentiel de gains, la durée prévue et la facilité de mise en oeuvre.

Et parce que nous savons que certains acheteurs sont timides et qu'ils ne veulent pas révéler leur superbe opportunité avant de l'avoir suffisamment qualifiée, ils peuvent la rendre privée. De cette manière, ils sont les seuls à la voir, jusqu'à ce qu'ils soient prêts à dévoiler l'opportunité au monde !

Toutes les opportunités sont consolidées dans une matrice qui permet de décider très simplement celles qui méritent d'être poursuivies, en fonction du ratio effort/impact, de leur impact sur le compte de résultats, ou tout autre facteur.

Aperçu du type d'impact des opportunités achats identifiées
La matrice d'opportunité fait resurgir les opportunités les plus intéressantes

  Les opportunités approuvées peuvent ensuite être promues en 1 clic en tant que projet dans le plan d'actions achats.

La promotion d'une opportunité en projet Achat se fait en un clic

 

Le module Opportunités est disponible dès maintenant (et gratuit pour nos clients existants).

Contactez-nous pour plus d'informations sur la manière de détecter et arbitrer les opportunités Achats dans Per Angusta.

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