Vers des buts glorieux... Par des chemins escarpés

Le blog de Per Angusta 

Achats – Contrôle de Gestion : à chacun son job mais dans la collégialité !

La réduction des coûts et le contrôle des dépenses sont des problématiques impliquant plusieurs parties prenantes de l’entreprise : les Achats, le Contrôle de gestion et les clients internes.

Interface clé entre les ressources internes et externes de l’entreprise, la Direction des achats est la principale protagoniste en charge du sourcing stratégique et de l’optimisation des coûts.

Le Contrôle de Gestion intervient quant à lui sur les notions de contrôle de la consommation et de réconciliation des dépenses engagées. Si sur le papier les contributions de chacun semblent claires, il existe parfois des zones de recoupement entre les rôles et responsabilités de chacun.

Les interactions entre ces deux départements soulèvent deux questions : Comment définir et calculer l’économie d’un point de vue méthodologique ? Comment faire travailler Directions Achats et Contrôle de Gestion de manière efficiente et collaborative tout en respectant les rôles et responsabilités de chacun?

La justesse de l’économie : la quête du Graal ?

Quelques principes clés pour commencer…

S’il semble tout à fait naturel qu’une Direction Commerciale partage les principes de calcul des commissions des vendeurs avec sa Direction Générale, pourquoi devrait-il en être autrement pour les Achats ?

Notre expérience montre que c’est le cas dans moins de 60% des organisations.

On peut en effet avoir défini la meilleure méthode du monde pour calculer une économie, mais si les Achats ne se sont pas accordés en amont avec la Finance et le Contrôle de Gestion sur les bases de calculs, alors ces efforts sont vains. La crédibilité d’une économie annoncée implique l’alignement préalable des Achats et de la Finance sur les règles de calcul à établir et repose également sur la nécessité de créer un lien durable et permanent avec le Contrôle de Gestion.

Afin de pallier toute ambiguïté ou incompréhension lors de la déclaration des gains, il est primordial de définir en amont des règles de calcul claires, qui soient comprises et partagées par l’ensemble de l’organisation. Ce calcul se fera différemment en fonction de la typologie d’actions, des familles d’achat, ainsi que de la nature de l’économie : Impact P&L, Coût évités et parfois effets cash.

Il existe des familles d’achats pour lesquelles les acheteurs peuvent influer sur la dépense, parce qu’elles sont déjà existantes et considérées comme des achats récurrents. C’est le cas de la téléphonie ou encore de l’énergie. On considère alors que cette dépense impacte le compte de résultat - dans ce cas précis, la base de coût va être réduite. A contrario, lorsqu’il s’agit de nouvelles dépenses, jamais traitées dans le passé, la doctrine parle de coûts évités. Les coûts évités concernent notamment tout ce qui contribue à limiter une augmentation de la base de coûts, à savoir les dépenses futures, par exemple les achats de Capex.

Si cela semble à première vue trivial, clarifier ces différentes typologies de dépenses est essentiel. Cela permet d’expliquer à la Direction Financière que si certaines économies peuvent se retrouver dans le compte de résultat, pour d’autres au contraire, il ne faut pas s’attendre à les y retrouver.

Si les coûts évités sont généralement considérés comme des gains de 2nde classe, il appartient à la Direction des Achats de les valoriser auprès de l’organisation. En effet, sans le travail des acheteurs, la base de dépense de l’entreprise aurait augmenté de manière plus importante !

Achats – Contrôle de Gestion : chacun son job mais dans la collégialité !

Au niveau des dépenses de l’entreprise, l’acheteur peut influencer sur 3 volets : A) En amont : sur le challenge du besoin auprès de ses clients internes, la définition des spécifications, la détermination des quantités, ou le panel de fournisseurs invités ; B) Il peut influencer sur le prix dans la phase de négociation ; C) Et enfin, dans le cas de la détection de déviation par rapport au plan initial, l’acheteur peut également aider à corriger ces déviations notamment lorsqu’un prix qui a été préalablement négocié n’est pas appliqué.

Lorsque les acheteurs déclarent les économies : sont-elles justes et crédibles ?

Cette question ne doit pas faire débat, car intrinsèquement il n’y a pas d’intérêt à ce que l’économie annoncée s’avère juste à l’euro près. Cela demanderait un effort colossal de la part de la Direction des Achats et qui repose finalement sur des facteurs hors de son contrôle. Prenons le cas d’une augmentation de 30% de l’activité, qui peut conduire à un accroissement de la consommation impactant la dépense prévue initialement. Dans ce cas, on ne pourrait reprocher aux acheteurs que la dépense est plus importante que prévu… mais les Achats pourraient également prétendre avoir réalisé des économies plus importantes ! Le débat serait stérile. Ceci relève davantage du Contrôle de Gestion, qui doit identifier et remonter des actes de consommation plus importantes ou différentes de ce qui a été initialement prévus par les Achats.

Si la Direction Achats est en mesure d’annoncer à quel niveau d’économie il faut s’attendre ; il n’est en revanche pas de son ressort d’expliquer ce qui s’est passé, ou de vérifier que les économies annoncées se retrouvent bien 6 à 12 mois après dans les factures. Ce travail de réconciliation des données relève bel et bien de la prérogative du Contrôle de Gestion.

La clé est d’instaurer un véritable travail d’équipe entre le Contrôle de Gestion et les Achats, notamment dans le cas de l’identification d’une déviation. Si un tarif est mal appliqué, c’est au contrôle de Gestion de tirer la sonnette d’alarme pour que les Achats puissent corriger cette anomalie en intervenant auprès du fournisseur concerné, pour repasser au bon prix.

La réussite de la collaboration entre ces deux départements ne peut se traduire qu’à travers un dialogue régulier et transparent. Pour agir de manière optimale et détecter toute incohérence ou écart, le Contrôle de gestion a besoin de savoir ce qui a été préalablement négocié par les Achats. Malheureusement les données à disposition ne sont pas toujours au niveau d’exhaustivité, de granularité et de finesse souhaité.

Fiabilité et accessibilité des données : les garanties d’une collaboration efficace !

Aujourd’hui l’un des enjeux de la Direction des Achats est de rendre ses actions et, in fine, sa contribution visible auprès du Contrôle de Gestion et ce, à travers des données qui soient fiables, à jour et facilement accessibles.

Et pourtant, à de très rares exceptions près, et quel que soit le niveau de maturité des organisations, Excel demeure souvent le principal outil d’analyse, de reporting et de partage entre les Achats et le Contrôle de Gestion. Ces deux fonctions déplorent de plus en plus les limites de cet outil, notamment par le manque de fiabilité des données, les difficultés des acheteurs à pouvoir capitaliser… sans parler de l’absence totale de convivialité et de fluidité de l’outil.

Aujourd’hui Directions Achats et Contrôle de Gestion sont à la recherche de solutions à même de faciliter leurs interactions au quotidien pour maximiser leur collaboration. L’enjeu est de permettre à chacun de mieux comprendre le travail de l’autre, d’amener plus de transparence et enfin d’avoir un outil permettant de s’aligner sur les actions prioritaires à mener. En somme construire des ponts entre les besoins du Contrôle de Gestion et le travail quotidien des acheteurs par la mise à disposition de données fiables, favorisant des interactions régulières et vectrices de valeur pour les Achats et le Contrôle de Gestion.

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